BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri
dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau
bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan
sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang
menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh
suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang
sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang
baik.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan
membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya
menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa
biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain
keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang
efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan
agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat
seutuhnya.
Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen
Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang
termasuk dalam manajemen rapat itu.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat
formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung
efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen
dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya
untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai
persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang
akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang
berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street
Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive,
mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan
pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus.
Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu
situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi
dalam pikiran beberapa orang.
B.
Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun
demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena
itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu
bagi pelaku bisnis.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima
informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek perusahaan.
Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk,
diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan
pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun
strategi untuk merespon perkembangan.
C.
Pertimbangan Penyelenggaraan Rapat
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus
menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus
menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih
peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat adalah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu.
Karena itu, sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat
merupakan satu-satunya cara terbaik untuk mencapai tujuan.
Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan
perlu atau tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek
yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo
atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.
Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi
harus diselesaikan melalui rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat
didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut:
1. Tujuan Rapat
Tujuan
rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika
tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.
2. Ketepatan Waktu
Penyelenggaraan
rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu
permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan
rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.
3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika
Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika
tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat,
maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat
ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting
tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan
alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.
4. Alternatif Selain Rapat
Rapat
bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.
Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih
efisien.
D.
Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat
informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional
adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat
meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan
yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.
Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan
persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini seringkali terdiri dari
sesi tukar pikiran tentang alternatif kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam
rapat tipe ini, peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya dalam
suau perdebatan.
E.
Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah
peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal
sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta.
Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin
banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak
efisien.
Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu
dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang
menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti
jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang
berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat,
maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta. Jika harus
memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari 8 orang untuk rapat. Lebih
dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah
daripada yang diselesaikan.
2. 18 orang peserta. Jika ingin
melakukan sesi sumbang saran (brain storming) maka bisa mengundang hingga 18
orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta
yang sedemikian besar.
3. Jika ingin menyebarluaskan
informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika ingin mengobarkan antusiasme tim
dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta
rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.
F.
Agenda Rapat
Meskipun subyek rapat telah
disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang
akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat
dilaksanakan.
Berikut ini contoh format agenda:
AGENDA
RENCANA
RAPAT PERUSAHAAN
26
Maret 2012
Jam
10.00
Ruang
Rapat Eksekutif
1. Presensi
2. Persetujuan agenda
3. Persetujuan durasi waktu rapat
4. Laporan Pimpinan
5. Laporan Manajer
a. Pengembangan pasar
b. Produk baru
c. Keuangan
6. Pekerjaan yang tertunda
7. Pengembangan tugas
8. Pengumuman
9. Penundaan
G.
Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Penyelenggaraan rapat harus didasarkan pada perlu atau
tidaknya suatu persoalan untuk dirapatkan. Jika tidak, rapat hanya akan
menyia-yiakan waktu, dan dengan demikian, menghindarkan eksekutif dan manajer
dari anggapan bahwa setiapa rapat merupakan bagian dari fungsi kemampulabaan.
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang
dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat
cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan
keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek
perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer
sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan
perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Antisipasi arus masuk
informasi yang demikian cepat menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif.
Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari
perkembangan informasi yang cepat dan tepat.
H.
Klasifikasi Sifat Rapat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi:
rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu.
Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat
untuk menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara
mengubahnya menjadi rapat yang baik.
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
§ Tujuan rapat diketahui dan dipahami
oleh semua peserta rapat.
§ Agenda disusun untuk mencapai tujuan
rapat.
§ Rapat diikuti oleh orang-orang yang
berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.
§ Rapat berlangsung sesuai waktu yang
ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan
yang sia-sia.
§ Alat bantu visual dengan gambar yang
jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
§ Peserta rapat memahami peran
masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan
kontribusi.
§ Pimpinan rapat membuat ringkasan
materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.
§ Langkah lanjut purnarapat disusun dengan
baik.
I.
Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak
alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan
sebagai berikut:
a. Untuk menerima laporan dari peserta
rapat.
Laporan
yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan
menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih
nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi
untuk menentukan langkah lanjut.
b. Untuk mencapai keputusan bersama.
Rapat
ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat.
Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta
rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang
mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan.
Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan rapat.
c. Untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan.
Pada
saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan
pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Suatu solusi atau cara bertindak
yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan
efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator diskusi tanpa
berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.
d. Untuk mencapai kesamaan pemikiran,
program, atau keputusan.
Ide,
program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan kepada
pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi dalam
rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini
membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.
e. Untuk mencapai tujuan pelatihan.
Rapat
merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, manajer yunior dapat
memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang lebih senior
mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan informasi.
Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka
harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.
f. Untuk menyatukan pandangan yang
berbeda.
Perbedaan
pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan
oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan
dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan meninggalkan
kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut dapat meluas menjadi
konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu terciptanya kesempatan untuk
mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian
peserta sehingga dapat tercapai kesamaan pandangan tentang suatu subyek.
g. Untuk menyampaikan informasi penting
kepada audiensi.
Cara
ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting. Efektivitasnya sangat
ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang mampu
menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.
h. Untuk memastikan bahwa setiap
audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
Memo
dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang lain. Melalui
presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemahaman
informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. Dalam forum rapat, audiensi
dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat sehingga
kesalahan pemahaman dapat dihindari.
J.
Perencanaan Rapat
Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan,
peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat
unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum
mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang
tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.
§ Menentukan tujuan
Sebelum
rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik
untuk mencapai tujuan.
§ Memilih peserta rapat
Peserta
rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi
pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan
rapat.
§ Menyusun agenda
Meskipun
sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan
daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
K.
Persiapan Rapat
Persiapan rapat merupakan sembilan puluh persen dari
keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi tanggung jawab
penyelenggara yang mengundang rapat.
Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk
mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan agenda rapat
2. Penyampaian undangan rapat lebih
awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta
3. Memastikan semua yang diundang dapat
hadir
4. Memastikan kesiapan fasilitas
Rapat internal dapat dipersiapkan dalam waktu 15 menit.
Agenda dapat ditulis dengan pensil untuk kemudian diketik. Komunikasi melalui
telepon dapat dilakukan untuk meyakinkan bahwa waktu yang telah ditentukan
tepat dan setiap peserta dapat hadir. Semua aktivitas dapat dilakukan tanpa
banyak menyita waktu.
L.
Suasana Rapat
Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif, atau netral.
Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang
membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang
diselenggarakan dalam suasana negatif hanya dapat menghasilkan
keputusan-keputusan yang kurang signitifikan. Sebaliknya, rapat yang didukung
oleh suasan yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa
percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
Faktor yang mendukung terciptanya suasana positif ialah
tempat penyelenggaraan rapat dan bobot materi rapat. Suasana positif merupakan
paduan antara penataan fisik dan perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah
berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
§ Pimpinan rapat datang terlambat
§ Ruang rapat tidak dipersiapkan
dengan baik
§ Pimpinan membuka rapat dengan
berkelakar
§ Pimpinan kurang siap atau memulai
rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
§ Peserta rapat datang terlambat
§ Rapat sering disela dengan
pembicaraan telepon
§ Peserta menunjukkan ketidaksiapan
Sebaliknya, suasana rapat yang positif ditentukan oleh pihak
penyelenggara yang mengundang rapat. Agar rapat berlangsung dengan baik,
pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan cermat. Disamping itu,
beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk menciptakan suasana rapat
yang positif.
Melakukan pemeriksaan sebelum rapat dimulai jika ada sesuatu
yang meragukan peserta rapat. Jika keterlambatan penundaan dapat merugikan
efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk menghindari kekecewaan
peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu.
§ Melakukan pengecekan untuk
memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat.
§ Rapat diselenggarakan tepat pada
waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran seluruh peserta
rapat.
§ Memberikan indikasi bahwa agenda
rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan.
Suasana rapat harus kondusif dan menyenangkan. Peserta rapat
dapat bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana selama tidak dilakukan dalam
rapat.Apabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai suasana rapat, nilai rapat
sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi yang serius.
M.
Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat.
Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja.
1. Presentasi
Presentasi
merupakan komunikasi satu arah. Informasi disampaikan kepada audiensi oleh
pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh cara penyajian
presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir presentasi. Jika
penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan presentasi
tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik, audiensi
dapat memetik manfaatnya.
Jumlah
peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat
yang tersedia. Sepanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan
mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai.
2. Rapat Kerja
Berbeda
dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa diskusi.
Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan
permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam
kategori rapat kerja.
Keberhasilan
rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan dan memandu
diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena semakin
banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.
Penyusunan daftar orang-orang yang perlu diundang dalam
rapat perlu berpedoman pada jenis rapat yang akan diselenggarakan.
§ Untuk presentasi, perlu
dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi.
§ Untuk rapat pengambilan keputusan
atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima orang.
§ Untuk rapat identifikasi
permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.
§ Untuk rapat informasional, jumlah
peserta maksimum tiga puluh orang.
§ Untuk rapat panitia, jumlah peserta
maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
Sebagai pedoman pimpinan rapat, rapat hanya diikuti oleh
orang-orang yang berkompeten dengan subyek rapat.
N.
Memilih Tempat Rapat
Saat
memilih tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
1. Ukuran Ruangan
Luas ruangan harus sesuai dengan
jumlah peserta rapat. Ruang auditorium misalnya, terlalu besar untuk rapat
kecil dengan peserta delapan orang. Dapat dibayangkan bagaimana perasaan orang
yang mempresentasikan idenya di depan kelompok kecil yang duduk membentuk satu
deret di dalam ruangan besar. Meskipun pokok bahasan dalam presentasi baik,
kondisi ruangan yang terlalu besar menyebabkan pembicaraan bergema dan
mengganggu konsentrasi peserta.
2. Akustik
Ruang besar yang kosong seringkali
berakustik buruk, terlebih apabila di ruang tersebut tidak terpasang korden,
tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya untuk mencegah terjadinya gema.
Sebelum menggunakan ruang besar, perlu diperhatikan akustik ruangan karena
setiap peserta rapat harus dapat mendengar segala sesuatu yang diucapkan tanpa
gangguan. Jika peserta rapat tidak dapat mendengar dengan baik, mereka akan
merasa terisolir.
3. Gangguan
Pemilihan tempat untuk
penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu memperhatikan faktor-faktor yang
dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang tempat penyelanggaraan rapat memerlukan
penyekat yang mampu mengurangi intensitas suara dari luar yang dapat mengganggu
ketenangan suasana. Suara dering telepon, pembicaraan orang di luar ruang
rapat, lalu lalang orang keluar masuk ruang rapat dapat mengganggu suasana
rapat yang berlangsung.
4. Pintu Masuk dan Keluar
Tatanan ruang rapat yang baik adalah
dengan meletakkan podium berlawanan arah dengan pintu yang merupakan jalan
keluar dan masuknya peserta rapat. Kursi tempat duduk peserta disusun
membelakangi pintu. Dengan tatanan demikian, peserta yang datang terlambat atau
mereka yang perlu meninggalkan ruangan tidak mengganggu jalannya rapat.
5. Ventilasi
Dalam memilih ruang rapat, perlu
diperhatikan sirkulasi udaranya. Udara di ruang tertutup yang penuh orang akan
segera menjadi pengap. Meski ruangan menggunakan air condition, kondisi ini
seringkali tidak dapat mempertahankan udara tetap segar. Sebelum rapat
diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa ruangan berventilasi
cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.
O.
Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik
Keberhasilan
suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan
produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.
Pimpinan
rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang
pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi
kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak
bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk
menjadi pimpinan rapat yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut:
§ Mengetahui apa dan siapa yang hadir
sebagai peserta rapat.
§ Berbicara menggunakan bahasa yang
dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.
§ Membangkitkan minat peserta rapat.
§ Mengetahui dengan tepat yang perlu
diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.
§ Menyajikan materi secara sederhana
dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan alat bantu visual.
§ Menjaga ketenangan sikap dan rasa
percaya diri.
§ Berbicara dengan suara yang jelas,
dapat didengar oleh setiap peserta rapat.
§ Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu
suasana.
§ Memperhatikan dan mempertimbangkan
saran dan pendapat setiap peserta rapat.
§ Mengikuti agenda rapat langkah demi
langkah.
§ Menjaga arah rapat agar tidak
menyimpang dari tujuan.
P.
Teknik Memimpin Rapat
Pemimpin
rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan
pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam
diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi
merupakan inti sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan
mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi kepada
peserta rapat. Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah diskusi
dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:
§ Mengajukan petanyaan terbuka, yakni
prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.
§ Memberdayakan dan menguatkan
pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.
§ Menyampaikan pertanyaan peserta yang
ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.
§ Mengabaikan pernyataan yang tidak
relevan dengan tujuan rapat.
§ Menyatakan kembali butir-butir
agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.
§ Bersikap tegas terhadap peserta yang
mendominasi diskusi.
§ Menggunakan contoh yang relevan
dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada
satu alur pemikiran yang sama.
§ Mengajukan pertanyaan, baik kepada
orang per orang atau kepada seluruh kelompok, yang relevan dengan tugas yang
menjadi tanggung jawab mereka.
§ Pada waktu subyek dari luar topik
diskusi muncul dan dipandang penting, pimpinan menawarkan kepada peserta apakah
subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau akan dibicarakan pada rapat pada
kesempatan lain.
Q.
Membuka Rapat
Pimpinan
rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat
dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak
perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi
topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas
dan efisiensi dapat direalisasikan.
Jika dalam
kata-kata pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek
rapat, peserta rapat akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan
gagasan pimpinan, tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan
cepat akan menurunkan minat peserta rapat.
R.
Menutup Rapat
Pada
akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam
rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka
kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi
pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini
tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
Rapat
dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik dalam agenda.
Meskipun demikian, apabila terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi
dan kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang
telah ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Rapat
adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk
berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif,
penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Sebelum
rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan
lokasi rapat.
Penyelenggaraan
suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu
pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang
peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula
komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan
penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk
mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan,
untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan
tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan
informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi
sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan
rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat
merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk
mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau
tidaknya menyelenggarakan rapat.
Pimpinan
rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat
dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak
perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi
topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas
dan efisiensi dapat direalisasikan.
Pada
akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam
rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka
kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan
mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan
ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
DAFTAR PUSTAKA
Machfoedz,
Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V.
ANDI OFFSET
Waworuntu,
Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama
Panglaykim,
Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA
Pocker
Mentor. 2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga
